Un SIRH peut accompagner une entreprise pendant de nombreuses années. Mais comment s’assurer qu’il continue à répondre aux besoins des équipes RH, des managers et des collaborateurs lorsque les usages évoluent ?
C’est la question qui se pose aujourd’hui chez Microtis, entreprise luxembourgeoise spécialisée dans les solutions RH, alors que l’éditeur travaille sur une évolution importante de son SIRH Gesper avec le lancement de Gesper Next.
Pour Lucas Robert, Business Development & Marketing Manager chez Microtis, cette réflexion ne consiste pas uniquement à ajouter de nouvelles fonctionnalités. Elle implique aussi de revenir sur l’expérience utilisateur, de simplifier certains parcours et de construire une solution capable d’évoluer avec les besoins futurs des entreprises.
Nous lui avons posé cinq questions sur les évolutions des SIRH, l’équilibre entre innovation et continuité, et les enjeux qui se dessinent pour les prochaines années.
Les attentes envers les SIRH ont beaucoup évolué ces dernières années. Qu'attendent aujourd'hui les équipes RH et les collaborateurs de leurs outils que l'on ne leur demandait pas forcément il y a encore cinq ou dix ans ?
Il y a quelques années, un SIRH était surtout un outil utilisé par les RH pour gérer les dossiers du personnel, les absences, les formations ou encore la paie.
Aujourd'hui, ce n'est plus vraiment le cas. Les collaborateurs et les managers l'utilisent eux aussi, et forcément, leurs attentes sont différentes. Ils veulent pouvoir trouver une information rapidement, faire une demande en quelques clics, consulter un document ou accéder à leurs données sans devoir passer systématiquement par les RH.
Du côté des équipes RH, on sent aussi une vraie évolution. Elles veulent passer moins de temps à encoder, contrôler ou rechercher de l'information, et davantage de temps à l'exploiter. Le reporting, les alertes, l'automatisation ou l'intelligence artificielle prennent donc de plus en plus de place.
En résumé, on attend aujourd'hui d'un SIRH qu'il soit à la fois un outil de gestion, un outil de travail et un outil de service pour les collaborateurs.
Lorsqu'un SIRH accompagne une entreprise pendant de nombreuses années, comment éviter qu'il devienne progressivement un frein face à l'évolution des usages, des organisations et des attentes des collaborateurs ?
Je pense que le principal risque, c'est de continuer à ajouter des fonctionnalités sans jamais revoir la façon dont l'ensemble fonctionne.
C'est quelque chose que nous avons nous-mêmes constaté avec Gesper. Le produit a beaucoup évolué au fil des années, souvent grâce aux demandes très concrètes de nos clients. On a ajouté de nouveaux processus, de nouveaux reportings, de nouvelles intégrations, de nouvelles règles de gestion.
C'est une vraie richesse, mais à un moment, il faut aussi se demander si l'expérience reste simple pour l'utilisateur.
C'est justement l'un des éléments qui nous a poussés à lancer Gesper Next. Nous ne voulions plus uniquement nous demander : « Quelle fonctionnalité faut-il encore ajouter ? », mais aussi : « Comment peut-on rendre tout ce qui existe déjà plus simple à utiliser ? »
Pour nous, les deux doivent avancer ensemble.
Faire évoluer un SIRH ne signifie pas nécessairement tout réinventer. Comment trouver le bon équilibre entre innovation, nouvelles fonctionnalités et continuité pour les utilisateurs qui ont déjà leurs habitudes de travail ?
C'est probablement l'un des points les plus délicats dans une refonte.
Certains de nos clients utilisent Gesper depuis de nombreuses années. Ils ont leurs habitudes, leurs processus, leurs configurations, leurs reportings et parfois plusieurs outils connectés au SIRH. On ne peut pas arriver du jour au lendemain en disant : « Tout change ».
Notre approche avec Gesper Next est plutôt de conserver ce qui fonctionne bien et de revoir ce qui peut être simplifié.
Une règle RH qui répond parfaitement au besoin n'a aucune raison de changer. En revanche, si l'utilisateur doit passer par plusieurs écrans pour trouver une information, là, il y a quelque chose à améliorer.
Nous faisons donc très attention à cette continuité. Gesper Next doit apporter une vraie évolution pour l'utilisateur, mais sans lui donner l'impression qu'il doit tout réapprendre.
Microtis travaille justement aujourd'hui sur une refonte importante de son SIRH. Quels constats ou retours utilisateurs ont déclenché cette évolution, et quelles priorités vous êtes-vous fixées pour repenser l'expérience ?
Le point de départ était assez simple : Gesper était devenu beaucoup plus riche fonctionnellement au fil des années, mais son expérience utilisateur n'avait pas évolué au même rythme.
C'est quelque chose que nos clients nous remontaient. Ils voulaient une interface plus moderne, davantage de web, une navigation plus simple et surtout plus de cohérence entre les différents modules.
On aurait pu simplement revoir le design. Mais on s'est vite rendu compte que ce n'était pas suffisant.
Avec Gesper Next, nous avons donc repris beaucoup de parcours en nous mettant réellement à la place de l'utilisateur : comment retrouver rapidement un salarié ? Comment accéder à une information sans chercher dans plusieurs menus ? Comment passer d'un module à un autre ? Comment donner davantage d'autonomie aux collaborateurs et aux managers ?
Et cette refonte nous permet aussi d'intégrer plus facilement de nouveaux usages, notamment autour du reporting, de la communication RH, de l'automatisation ou de l'intelligence artificielle.
L'objectif reste malgré tout très clair : moderniser Gesper sans perdre ce qui fait sa force, notamment sa proximité avec les besoins des entreprises luxembourgeoises.
Entre IA, automatisation, self-service collaborateur et nouveaux besoins réglementaires, les attentes vont continuer à évoluer. Comment concevoir aujourd'hui un SIRH suffisamment flexible pour répondre à des besoins que l'on ne connaît pas encore ?
C'est probablement le plus grand défi : accepter qu'on ne connaît pas encore tous les besoins de demain.
Il suffit de regarder les sujets qui prennent aujourd'hui de l'importance. La transparence salariale crée de nouvelles attentes en matière de données et de reporting. L'intelligence artificielle ouvre de nouvelles façons d'interagir avec le SIRH. Et dans quelques années, d'autres besoins apparaîtront certainement.
On ne peut donc pas construire un SIRH en essayant de tout prévoir à l'avance.
Avec Gesper Next, notre logique est plutôt de construire une base suffisamment souple pour pouvoir évoluer : des modules qui peuvent s'enrichir, des intégrations plus simples avec d'autres outils et une architecture qui nous permet d'ajouter de nouveaux usages sans devoir tout remettre en question à chaque fois.
Gesper Next – Fiche récapitulative du salarié
C'est d'autant plus important au Luxembourg, où les besoins réglementaires et administratifs peuvent évoluer rapidement.
Au fond, le but n'est pas de construire aujourd'hui le SIRH parfait pour les dix prochaines années. Le but est de construire un SIRH qui soit encore capable d'évoluer dans dix ans.
